6 Tipps gegen Zeitfresser: So arbeiten Sie ungestört und strukturiert

Zeitmanagement soll Ihnen mehr freie Zeit verschaffen und Ihnen zeigen, wie Sie die Stunden, die Ihnen zur Verfügung stehen, besser ausnutzen. Ist Ihnen aber einmal aufgefallen, dass immer mehr Menschen immer weniger Zeit haben? Und das trotz aller Methoden zur Zeitersparnis, die es heute gibt?

Der Grund dafür ist ganz einfach. Es gibt tatsächlich Menschen, die es schaffen, Zeitsparmethoden – und seien sie noch so kompliziert – auch umzusetzen. Und in die freie Zeit, die sie gewinnen, packen sie sich dann wieder neue Arbeit. Das ist natürlich nicht Sinn des Zeitmanagements. Vielmehr geht es darum, dass Ihnen mehr Zeit zur Verfügung steht, die Sie für Erholung, Hobbys und Sport nutzen können. Sie sollen also Frei-Zeit im wahrsten Sinne des Wortes dazugewinnen. So werden Sie ausgeglichen, bauen Stress ab und leben dadurch gesünder.

Wollen Sie wirklich freie Zeit haben?

Bevor Sie aber anfangen, mit meinen Zeitspartipps Freizeit zu gewinnen, müssen Sie sich fragen, ob Sie bereit sind, wirklich mehr Zeit zu haben. Zunächst scheint sich das seltsam anzuhören, denn welcher Mensch hätte nicht gerne mehr Zeit für all die Dinge, die ihm wirklich Spaß machen?

Aber bereiten Sie sich darauf vor, dass Sie vielleicht schiefe Blicke ernten werden. Wir leben heute nämlich in einer Gesellschaft, in der die Menschen viel gelten, die immer unter Strom stehen und viel arbeiten. Wer Zeit hat, gerät schnell in den Verdacht, faul zu sein – so zumindest die weit verbreitete Denkweise.

Werden Sie sich auch vorher darüber klar, was Sie mit Ihrer neu gewonnenen Zeit machen wollen. Sie sind es wahrscheinlich gar nicht mehr gewohnt, viel Zeit für sich selbst zu haben. Suchen Sie sich ein Hobby, eine Tätigkeit, die Sie immer schon mit Freude ausprobieren wollten. Sonst fallen Sie nämlich plötzlich in eine Leere und wissen nicht, was Sie mit der zusätzlichen freien Zeit anfangen sollen. Dann kann es sein, dass Sie sich und Ihr Zeitmanagement unabsichtlich blockieren und nur noch langsamer arbeiten, weil Sie Angst vor Ihrer neu gewonnenen – aber ungenutzten – Frei-Zeit haben.

Meine 6 Tipps für ein gelun­genes Zeitmanagement

1.  Planen Sie entsprechend Ihrer Leis­tungskurve. Ihr Körper kann nicht den ganzen Tag lang Höchstleistungen bringen. Es gibt Tageszeiten, da sind Sie wirklich aktiv und leistungsfähig, zu anderen Zeiten dagegen fallen Ihnen fast die Augen zu. Viele Menschen haben zwischen 8 und 12 Uhr eine wahre Hochleistungsphase. Dann kommen die Mittagsmüdigkeit und die Nachmittagsträgheit. Zwischen 18 und 21 Uhr steigt die Leistungsfähigkeit dann noch einmal an. Natürlich kann man diese Leis­tungskurve nicht für jeden Menschen verallgemeinern. Sie sollten sich daher selbst beobachten und einige Tage lang notieren, wie Sie sich morgens, mittags, nachmittags und abends fühlen. So bekommen Sie rasch ein Gefühl dafür, wann Ihr Körper seine Hoch- und Tiefzeiten hat. Nun gilt es, die persönliche Leis­tungskurve zu nutzen. Warum sollten Sie sich mit schwierigen Aufgaben, die viel Konzentration erfordern, belasten, wenn Ihr Körper gerade auf sein Tief zusteuert? Erledigen Sie Routineaufgaben, wenn Ihre Leistungskurve absackt – und verwahren Sie sich komplexe und schwierige Themen für Ihre Hochphasen.
2. Lassen Sie sich nicht stören. Unterbrechungen sind Gift für Sie. Sicherlich haben Sie schon einmal erlebt, dass Sie konzentriert arbeiten und Ihnen die Arbeit gut von der Hand geht. Plötzlich, wie verhext, kommt ständig jemand zu Ihnen und stört Sie, oder das Telefon klingelt immer wieder. Ihre Konzentration ist weg – und jedes Mal, wenn Sie gestört wurden, dauert es einige Minuten, bis Sie wieder so in Ihre Aufgabe versunken sind, dass Sie effektiv weiterarbeiten können. Lassen Sie sich daher nicht stören und wimmeln Sie Menschen, die Sie ablenken, konsequent ab. Sagen Sie einem Störer, dass Sie im Moment keine Zeit haben – und verabreden Sie stattdessen einen Termin, um sich ganz in Ruhe mit seiner Anfrage zu beschäftigen. Sie können auch durch Unerreichbarkeit dafür sorgen, dass Sie nicht gestört werden. Hängen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild an die Tür, stöpseln Sie das Telefon aus, oder gehen Sie einfach weg. Lesen zum Beispiel können Sie gerade jetzt im Sommer auch im Park auf einer Bank.
3. Sorgen Sie für einsame Stunden. Gerade Stunden am Morgen oder am späten Nachmittag können Sie gut nutzen. Viele Menschen beginnen morgens ihren Tag damit, dass sie Routinearbeiten erledigen, zum Beispiel die Post sortieren. Erst dann nehmen sie Kontakt zu anderen Menschen auf. Wenn Sie also Arbeiten, für die Sie Konzentration brauchen, früh am Morgen erledigen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie kaum gestört werden. Aber sorgen Sie auch während dieser Zeit für sichere Ruhe, und stellen Sie das Telefon ab bzw. stellen Sie die Klingel aus.
4. Planen Sie real – und halten Sie sich daran. Für jede Aufgabe sollten Sie nicht nur einen Termin festlegen, sondern auch bestimmen, wie lange Sie dafür brauchen werden. An dieses Zeitlimit sollten Sie sich auch halten. So arbeiten Sie von vornherein konzentrierter und lassen sich seltener ablenken. Aber seien Sie realistisch, wenn Sie ein solches Limit einplanen. Aufgaben haben die Fähigkeit, sich der vorhandenen Zeit anzupassen. Achten Sie einmal darauf: Sie brauchen häufig genau so viel Zeit für Ihre Arbeit, wie Ihnen zur Verfügung steht. Daher müssen Sie sorgfältig kalkulieren, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe einplanen, um nicht zu viel Zeit zu verschwenden.
5. Verschaffen Sie sich mit Teilaufgaben einen Überblick. Manche Aufgaben scheinen schier unlösbar und erschlagen Sie förmlich. Es stellt sich schnell das Gefühl ein, dass diese Aufgabe sowieso nicht zu schaffen ist. Dadurch wollen manche Menschen gar nicht erst mit der Arbeit anfangen. Mein Tipp: Teilen Sie sich Ihre Aufgaben in kleine, übersichtliche Zeitabschnitte ein. Das funktioniert in der Regel mit jeder Arbeit. Schreiben Sie diese Schritte als Liste auf, und arbeiten Sie diese nach und nach ab. So haben Sie schneller, als Sie denken das „große Ganze“ erledigt.
6. Schluß mit der Aufschieberitis! Es ist eine beliebte Methode, Aufgaben vor sich herzuschieben – meist so lange, bis kaum noch Zeit ist. Schnell kommt es dann zu Druck und Stress, häufig verbunden mit einem Gefühl des Versagens. Hier hilft es, wenn Sie sich selbst anfeuern. Wie wäre es, wenn Sie die Aufgabe nicht nur, wie ich Ihnen in Punkt 5 empfehle, in kleine Zwischenschritte aufteilen, sondern sich auch noch belohnen? Vielleicht nach jedem Teilschritt oder auch erst nach jedem dritten. Machen Sie einen Vertrag mit sich selbst. Denken Sie sich etwas aus, was Ihnen Freude macht – und was Sie sich gönnen, wenn Sie fertig sind. Damit Sie diese Abmachung mit sich selbst auch einhalten, müssen Sie Folgendes beachten: Sie dürfen Ihre Belohnung erst abrufen, wenn Sie Ihre Aufgabe wirklich erfüllt haben. Sonst nehmen Sie sich selbst Ihre Motivation. Und Sie müssen sich auch wirklich belohnen. Bringen Sie sich selbst um Ihren Lohn, funktioniert diese Methode nie wieder. Versuchen Sie also gar nicht erst, sich selbst zu betrügen!

Mit diesen sechs Tipps werden Sie mehr Zeit gewinnen, die Sie sinnvoll für sich selbst nutzen können und auch nutzen sollen. Planen Sie diese Zeit als wirkliche Frei-Zeit für sich ein. Es wird so viel sein, dass Sie sich sogar ein neues Hobby suchen können. Oder Sie haben endlich Muße für all die Dinge, die Sie schon immer erledigen und erleben wollten.
Sie werden sehen: Allein dieser Zeitgewinn ist so viel Belohnung und Motivation für Sie, dass Sie sich in Zukunft problemlos weiterhin an meine Zeitsparmethode halten werden.